Mengetik dan memformat dokument
Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang lengkap dan lebih otomatis bahkan perintah dan fungsi yang disediakan aleh software ini menunjang berbagai keperluan menulis dokument misalnya Karya tulis, Skripsi, Novel, dan sebagainya. Selain untuk menulis dokument, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainya.
Pada menu ini terdapat beberapa kelompok toolbar
- Clipboard
- Font
- Paragraph
- Styles
- Editing
Gambar 1.1 Tampilan Microsoft Word 2007 saat di jalankan
Tampilan MS Word 2007 terdiri atas:
Title Bar, berisikan nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimaze, Maximize/Restore, dan Close.
Office Button, berisi perintah perintah yang berkaitan dengan dokument seperti membuat dokument baru (New), membuka document (open), menyimpan document (Save), mencetak dokument (print) dan sebagainya.
Quick Access Toolbar, berisi tombol tombol yang berfungsi sebagai alternative pengguna perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh tool Open merupakan shortcut dari Office Button >Open, atau tool save merupakan shortcut dari Office Button >Save.
Menu Bar, berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya, sebagai contoh pada menu Home terdapat submenu Clipboard Font, Paragraph stles, dan Editing yang didalamya berisi perintah perintah sesuai kategorinya.
Ribbon, berisi deretan tol tol/gambar dan untuk mengelompokan beberapa tombol dan fungsi fungsi penting office termasuk tabs, Groups, dan Commands.
Ruler, merupakan kotak pengukur yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas document, dan secara vertical, yaitu disebelah kiri document. Ruler berfunsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.
Status Bar, adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokument yang sedang ditampilkan.
View Toolbar, berisikan pengaturan jenis tampilan document
Antara lain :
- Print Layout memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak(defautl)
- Full Sreen Reading memberikan tampilan halaman penuh
- Web Layout memberikan tempilan sesuai hasil yang ditampilkan di dalam jendela browser.
- Outline memberikan tampilan sesuai heading di dalam document dan tingkatan di dalam srtuktur dokument
- Draf memberikan tampilan yang berkelanjutan (menggabungkan seluruh halaman seperti dalam satu gulungan). Tiap halaman dipisahkan dengan garis titik titik
Membuat, Menyimpan, Menutup dan Membuka document
- Klik Office Button >New sehingga muncul jendelan baru yang menampilkan bagian New Document. Lalu pilihlah Blank Document untuk membuat dokument.(Dapat juga memilih dokument tempelate untuk membuat dokument baru berdasarkan tempelate yang disediakan). Dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New yang berfungsi untuk membuat dokument baru tanpa melalui jendela baru.
Sebelum membuat dokument, atur property yang diinginkan. Semua pengaturan property mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan property dapat dilakukan dengan mengeklik Page Layout. Kemudian klik ikon kecil pojok kanan bawah pada ribbon Page Setup, sehingga muncul kotak dialog Page Setup yang terdiri dari beberapa bagian yaitu Margine, Peper, Layout
Gambar 1.2 Kotak Page Setup
- Margins, untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Button) dokument.
- Peper Size, untuk menetukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Bisa juga menggunakan kotak Width dan Height untuk ukuran kertas sesuai keinginan sendiri.
Untuk menyimpan dokument baru, secara defautl nama dokument yang dibuat akan berurutan, yaitu Dokument 1, Dokument 2, Dokument 3, dan seterusnya.
1. Klik Office Button >Save As sehingga muncul kotak dialog Save As.
Gambar 1.3 kotak dialog Save
2. Didalam kotak dialog tersebut terdapat pengaturan sebagai berikut:
- Save In tentukan lokasi folder tempat dokument akan di simpan
- File Name ketikan nama untuk identifikasi dokument
- Save As Type type dokument, gunakan defautl yaitu Word Dokument
- Replace Exiting File menimpa fail yang lama dengan dokument baru
- Save Change With a Different Name menyimpan dokument baru dengan nama lain
- Marge Into Exiting File mengabunggkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada
Setelah selesai mengedit dan memastikan dokument sudah tersimpan, ada beberapa cara untuk menutup dokument, yaitu:
- Klik Office Button >Close
- Klik tombol Close window (X) yang ada pada Title Bar
Dokument yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cata berikut:
- Klik Office Button >Open
- Klik Open yang ada pada Quick Access toolbar, pilih dokument yang hendak dibuka dan klik
Open